‌توريدات

عادةً، تنفق الشركات جزءًا كبيرًا من إيراداتها على المنتجات أو الخدمات لتشغيل أعمالها؛ ولهذا السبب، فإنهم يعتمدون أساليب استراتيجية لزيادة وتطوير قيمة مشترياتهم. تُعرف هذه العملية باسم التوريدات.

التوريد هو عملية شراء المنتجات أو الخدمات من مصدر خارجي له استخدامات تجارية، لأن الشركات تحتاج إلى شراء السلع أو طلب الخدمات لتنفيذ أنشطتها التجارية.

تضمن عملية الشراء والتوريد أن تكون مشتريات الشركة عادلة وتنافسية بالكامل، وفي الوقت نفسه، تغطي أفضل الأسعار الممكنة المتاحة في السوق. نظرًا للكفاءات التي تنشأ في عملية الشراء الرسمية، تلعب المشتريات دورًا أساسيًا في الهيكل الإداري للشركة بأكملها. ترتبط بعض المشكلات في الميزانية العمومية للشركة والتدفق النقدي بالشراء والتوريد، مثل الاحتفاظ بالسلع الموجودة والإمدادات المشتراة لفترة طويلة.

أنواع التوريد

لدينا نوعان من التوريدات : المباشرة وغير المباشرة.

الشراء المباشر

هي عملية تتكون من شراء المواد الخام والمكونات والخدمات التي تستخدمها الشركات لإنتاج سلعها أو منتجاتها؛ على سبيل المثال، تحتاج شركات تصنيع السيارات إلى مجموعة واسعة من الأجزاء لصنع مركبة كاملة واستخدام كل هذه الأجزاء في البناء المباشر للمركبة.

الشراء غير المباشر

إنها عملية تتكون من شراء المنتجات التي تدعم الأنشطة اليومية للشركة. تساعد هذه المنتجات العمليات التجارية للشركة بطريقة غير مباشرة.

عادةً ما تختلف نسبة المشتريات المباشرة وغير المباشرة بناءً على الصناعة والأعمال والوظائف الفردية. تعتمد بعض الصناعات، مثل الصناعات التحويلية، على الشراء المباشر، في حين تقوم شركات الخدمات بعمليات شراء غير مباشرة.

خطوات عملية التوريد

تختلف الخطوات المتبعة في عملية التوريد اعتمادًا على أهداف عملك واحتياجاته. عادةً ما تتضمن عملية التوريد ما يلي:

• تحديد الاحتياجات من السلع والخدمات: كشركة، يجب أن تكون خطوتك الأولى لبدء عملية التوريد هي تحديد الحاجة إلى منتج أو خدمة. تقوم الشركات عادةً بتحليل احتياجاتها والتحقق من المنتجات أو الخدمات المتاحة قبل تسجيل طلب الشراء، والذي قد يكون عملية شراء متكررة أو طلبًا جديدًا تمامًا. اعتمادًا على نوع الحاجة، قد تشارك أقسام مختلفة في الشركة في هذا الأمر. قد يكون من الضروري إجراء مفاوضات للبحث في احتياجات السوق.

• البحث عن الموردين: بعد تحديد احتياجات شركتك، فإن الخطوة التالية هي العثور على الموردين ذوي الصلة. تستخدم الشركات عادةً مستندات طلب المعلومات لمقارنة الموردين المحتملين. يسمح هذا للشركات بطلب معلومات حول منتجاتها أو خدماتها من الموردين المحتملين. يتم إرسال هذه الوثيقة عادة في المراحل الأولى من الشراء والتوريد، بهدف جمع معلومات حول قدرة المورد على تلبية احتياجات الشركة وحل مشاكل محددة.

• طلب معلومات المبيعات وتقدير الأسعار: بعد إرسال طلب المعلومات إلى الشركة، فإن خطوتك التالية هي طلب تقدير السعر والتكلفة. طلب عرض الأسعار هو مستند تقدمه الشركة للموردين المحتملين الذين يطلبون تسعير منتج أو خدمة. هذه قائمة بأسعار عناصر مثل الأجهزة، وهي قابلة للقياس ومكتوبة بدقة. تتم مرحلة طلب عرض الأسعار إما من خلال التفاوض المباشر أو من خلال المزاد.

• تقييم العطاءات: بمجرد اختيار الموردين لشركتك، تبدأ عملية تقييم العطاءات. تتضمن هذه العملية تقييم جودة خدمات أو منتجات المورد، والأطر الزمنية، وإمكانيات إتمام عملية التوريد، وتفاصيلها المالية. وقد يشمل أيضًا تقييم التكلفة واختبار عينة المنتج أو الخدمة ومقارنة الأسعار وتقييم الموردين.

• الاتفاق على الشروط والأحكام مع الموردين: خطوتك التالية هي ترتيب عقد الشراء. يدور عقد الشراء حول شروط وأحكام الشراء. يمكن استخدام الشروط والأحكام الواردة في اتفاقية الشراء كمعيار مقارنة بمؤشرات الأداء الرئيسية التي تسمح لك بإدارة علاقات الموردين واستكشاف المشكلات المحتملة التي قد تحدث في عملية الشراء الخاصة بشركتك وإصلاحها.

• تقديم، ترتيب واستلام المنتجات أو الخدمات: في هذه المرحلة يقوم المورد بتسليم المنتجات أو الخدمات الموعودة وفق جدول زمني محدد. بعد استلامها، سيقوم مسؤول المشتريات في شركتك بمراجعة الطلبات وإخطار المورد بأي مشاكل.

• إدارة ضمان الجودة: لتحديد ما إذا كنت تريد إعادة طلب المنتج أو الخدمة ومواصلة عقدك مع المورد، يجب عليك إعادة تقييم تجربة الشراء الخاصة بك، وهو ما يتم من خلال إدارة ضمان الجودة.

• إصدار الموافقة على أمر الشراء: في هذه المرحلة، يصدر المورد إقرار أمر الشراء لك. يسمح التوكيل الرسمي للموردين بتقديم ملاحظات بشأن أي تغييرات في أمر الشراء الخاص بالمشتري.

• إصدار عقد الشحن المسبق: عند هذه النقطة، يرسل المورد إشعار الشحن المسبق وهو مستند يوفر معلومات مفصلة حول عمليات التسليم المعلقة للمشتري. الغرض من هذا هو إخطار المشتري عند التسليم وتقديم التفاصيل المادية للتسليم حتى تكون مستعدًا لقبوله.

• إصدار استلام البضائع: بعد وصول الشحنة إلى مكان المشتري، يجب عليك البدء بعملية استلام البضاعة، والتي تتضمن امتثال البضاعة التي استلمتها مع أمر الشراء الخاص بها. كما يشمل التأكد من سلامة البضاعة وعدم تلفها. بعد التأكد من أن البضاعة هي التي طلبتها بالفعل وأنك راضي عن حالتها الجيدة، يمكنك تقديم فاتورة إيصال البضاعة.

• الفواتير: سيقوم المورد أيضًا بإصدار فاتورة لك. الفاتورة، التي تسمى أحيانًا "فاتورة المبيعات"، هي مستند يرسله المورد أو مزود الخدمة إلى المشتري للالتزام بالدفع. وهذا يعني أن الفاتورة هي تأكيد كتابي للاتفاق بين المورد والمشتري للسلع أو الخدمات.

• مطابقة ثلاثية: المطابقة الثلاثية هي طريقة تستخدم للتحقق من صحة فاتورة المورد وتأكيدها. يجب أن تتطابق الفاتورة التي تتلقاها من المورد مع المعلومات التالية:

  • المعلومات المتعلقة بفاتورة أمر التوريد الخاصة بالمورد، والتي توضح سعر وكمية الشحنة التي يوافق المشتري على شراء البضائع أو الخدمات المدرجة في فاتورة المورد بها.
  • يستلم المورد فاتورة بناءً على استلام المستندات التي تعتبر علامة على ضمان استلام البضاعة وكذلك الرضا عن حالتها وامتثال كميتها للفاتورة.

وبالتالي فإن المطابقة الثلاثية تشير إلى عملية مطابقة ثلاث مستندات: الشراء، الفاتورة، وتقرير الاستلام، لضمان إتمام عملية الدفع. تضمن هذه العملية أن تتم الدفعات فقط مقابل المشتريات المصرح بها والمتفق عليها، وبالتالي منع الخسائر الناجمة عن الإهمال والتزوير والاحتيال. إذا أظهرت هذه المطابقة الثلاثية أن الفاتورة خالية من العيوب، فيمكنك، بصفتك المشتري، المضي قدمًا في الدفع. بخلاف ذلك، يجب عليك الاتصال بالموردين لديك بشأن أي مشكلات ومطالبتهم بتصحيح الفاتورة أو إصدار مذكرة ائتمان.

بعد الموافقة النهائية وتأكيد فاتورة المورد، يمكنك البدء في سداد قيمة المورد بالكامل أو جزئيًا أي بالتقسيط. هناك عدة طرق للدفع للموردين، بما في ذلك:

• الدفع نقدًا
• الدفع عن طريق الشيك
• الدفع عن طريق بطاقة الائتمان
• الدفع عبر الإنترنت

تعتبر شركة تميمي لاند للإستيراد متخصصة في تصدير مختلف البضائع والمنتجات الإيرانية للأسواق العالمية، وخبرتها الطويلة بهذا المجال وفر لها جميع أنواع التسهيلات في إنجاز عقود الشراء والصناعة والتصدير.